Digitale Datenräume – ein unverzichtbares Instrument für Transaktionen und ESG-Management
Es lohnt sich, einen genaueren Blick auf die Entwicklung digitaler Datenräume zu werfen. Sie haben sich in den vergangenen Jahren als fester Bestandteil großer Transaktionen etabliert und sind nicht mehr wegzudenken. Ihre Rolle wird in Zukunft sogar noch wichtiger werden. Das liegt nicht nur an ihrer fundamentalen Funktion in Transaktionsprozessen, sondern auch daran, dass sie wichtige Werkzeuge bieten, um den wachsenden regulatorischen und ESG-Anforderungen gerecht zu werden. Entscheidend ist und bleibt, dass Datenräume höchsten Standards in Bezug auf Transparenz, Zugangskontrolle und Rechtssicherheit genügen.
Vom Zettelchaos …
In den 1990er-Jahren mussten Wirtschaftsprüfer im Rahmen einer Due Diligence einen – im wahrsten Sinne des Wortes – Berg von Dokumenten durchsehen. Banken waren gezwungen, Hunderte von Ordnern mit sensiblen Daten mehrfach zu kopieren und physisch bereitzustellen, was mehrere Arbeitswochen in Anspruch nahm. Effizienz? Fehlanzeige!
Erst als digitale Speichermedien die Papierberge ersetzen konnten, begann der Wandel. Zunächst wurden die Dokumente manuell eingescannt und per CD-ROM in die ersten digitalen Datenräume geladen. Das war nicht nur aufwendig, sondern auch für internationale Transaktionen wenig hilfreich. Was Anfang der 2000er-Jahre noch als innovativ galt, wurde bald zur Standardanforderung für Softwarelösungen in der globalen Wirtschaft. Bis in die 2010er-Jahre etablierte sich der virtuelle Datenraum.
… zum unersetzbaren digitalen Werkzeug
Heutzutage sind sie unverzichtbar, um vertrauliche Dokumente zum Beispiel im Rahmen eines M&A-Prozesses zu speichern, zu verwalten und mit den berechtigten Personen auszutauschen. Damit ermöglichen digitale Datenräume eine strukturierte und sichere Due Diligence bei Fusionen, Übernahmen oder Immobilientransaktionen.
Eine benutzerfreundliche Plattform, die auf zentrale Sicherheitsanforderungen wie Verschlüsselung ausgerichtet ist, gewährleistet den Schutz sensibler Informationen. KI-gestützte Prozesse automatisieren Arbeitsabläufe und erhöhen so die Transaktionsgeschwindigkeit und -genauigkeit. Alle Daten sind zentral und jederzeit für alle Beteiligten zugänglich, was Effizienz und Transparenz erhöht. Mittlerweile gibt es auch sogenannte Online-Archive, die auf Wunsch nach Abschluss einer Transaktion alle relevanten Daten sicher und auf nachhaltige Weise speichern und bei Bedarf wieder verfügbar machen können. Für nachfolgende Zwecke, wie etwa den Weiterverkauf eines Objekts, müssen also nicht alle Daten erneut aufgenommen, strukturiert und bereitgestellt werden. Der Einsatz von USB-Sticks – und somit auch die damit verbundenen Sicherheitsrisiken – ist dadurch endlich obsolet.
Mit der wachsenden Menge an übertragenen Informationen steigen auch die Sicherheitsanforderungen. Verstöße gegen Datenschutzbestimmungen können hohe Strafen nach sich ziehen. Die Einhaltung der DSGVO und der nationalen Gesetze ist daher unerlässlich. Durch die Wahl eines Serverstandorts in Europa können Datenräume bereits im Vorfeld wichtige Datenschutzanforderungen erfüllen. Der Austausch sensibler Daten über unsichere Kanäle gehört der Vergangenheit an.
Sofortige Klarheit im Transaktionsprozess
Die Herausforderungen im Transaktionsprozess sind vielfältig: Langsamere Prozesse, regulatorische Unsicherheiten und steigende Datenmengen, insbesondere im Zusammenhang mit ESG-Kriterien, stellen immer größere Hürden für den Abschluss dar. Dem „Drooms Trendreport der Immobilienbranche 2024“ zufolge dauerten Transaktionen im Jahr 2023 durchschnittlich 342 Tage – ein historischer Höchstwert. Diese Entwicklung ist kein vorübergehendes Phänomen, sondern ein anhaltender Trend, den 70 Prozent der befragten Marktteilnehmer bestätigten. Die Gründe dafür liegen auf der Hand: anhaltende Marktunsicherheiten und eine stetig wachsende Regulierungsdichte.
Diese Situation verdeutlicht einmal mehr die Relevanz eines effizienten Datenraummanagements. Daten sind der wertvolle Rohstoff in diesen Prozessen. Ein besserer Überblick ermöglicht allen Beteiligten schnellere Entscheidungen. Moderne Datenräume bieten hierfür ideale Lösungen, die den Abschluss von Transaktionen beschleunigen können. Sie können Finanzierungsprobleme nicht lösen, aber die Transparenz erhöhen, wodurch problematische Deals schneller identifiziert werden können.
Kontinuierliches ESG-Management
Datenräume werden über die Transaktionsphase hinaus zu einem unverzichtbaren Element im Lebenszyklus von Immobilien. Als zentrale Plattformen zur Speicherung und Verwaltung von ESG-relevanten Informationen erleichtern sie das Monitoring von Nachhaltigkeitszielen und fördern die Compliance. Sie ermöglichen eine effiziente und transparente Kommunikation mit Stakeholdern und helfen bei der systematischen Erfassung von Daten, die für das Monitoring und Reporting von Nachhaltigkeitsaktivitäten benötigt werden.
Ein Immobilienunternehmen kann beispielsweise seine Daten zur Gebäudeeffizienz und seine Verbesserungsinitiativen dokumentieren, um Investoren über die Fortschritte bei der Reduzierung seines CO2-Fußabdrucks auf dem Laufenden zu halten. Das erleichtert nicht nur die Bewertung des ESG-Engagements des Unternehmens, sondern fördert auch eine fundierte Entscheidungsfindung.
Ausblick
Datenräume werden auch in Zukunft verstärkt nachgefragt werden, da sie für die laufende Verwaltung unverzichtbar sind. Die Zeiten, in denen sie nur der Transaktion dienten, sind längst vorbei. Dennoch bleiben die Herausforderungen groß: Stetig steigende Transaktionsvolumina, hohe Umsetzungsgeschwindigkeit, zunehmende Komplexität der Regularien sowie die wirtschaftliche Prüfung auch über Ländergrenzen hinweg sind nur einige der Anforderungen an einen modernen Datenraum.
Der Beitrag ist zuerst In EXXECNEWS INSTITUTIONAL ENI 05 erschienen.
Alexandre Grellier ist CEO und Co-Founder von Drooms. Drooms ist ein Anbieter von Secure Cloud-Lösungen in Europa. Der Software-Spezialist ermöglicht Unternehmen den kontrollierten Zugriff auf sensible Unternehmensdaten. Drooms ist spezialisiert auf maßgeschneiderte Lösungen für die gesamte Wertschöpfungskette und LifeCycle-Management von Assets.